#PDPAKnowledge | Hybrid Working อย่างไรให้ ข้อมูลส่วนตัว ปลอดภัย

หลังจากสถานการณ์การแพร่ระบาดของโรค COVID-19 เริ่มคลี่คลาย หลาย ๆ องค์กรก็เริ่มให้พนักงานกลับเข้าไปทำงาน On-site มากขึ้น แต่ก็มีอีกไม่น้อยที่ตัดสินใจปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานให้สามารถทำงานจากที่บ้าน หรือจากที่ไหนก็ได้ เพื่อลดค่าใช้จ่าย อีกทั้งในช่วงการแพร่ระบาดนั้นได้แสดงให้เห็นว่า การทำงานแบบ Remote ให้ผลลัพธ์ที่ดีไม่ต่างจากการทำงานที่ออฟฟิศ แต่ทราบกันหรือไม่ว่าการทำงาน Hybrid Working ที่แสนจะสะดวกสบายนั้นก็อาจสร้างความเสี่ยงที่เราคาดไม่ถึงได้ เช่น ข้อมูลส่วนตัว หรือข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับการทำงาน ซึ่งรั่วไหลออกไปโดยที่เราไม่รู้ตัว

ปัญหาข้อมูลส่วนตัว หรือข้อมูลที่เกี่ยวกับการทำงานรั่วไหลจากการปฏิบัติหน้าที่ภายนอกที่ทำงาน เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นได้ง่าย โดยเฉพาะกับผู้ที่ใช้บริการร้านกาแฟ หรือพื้นที่สาธารณะในการนั่งทำงาน และมีการเข้าใช้เครือข่ายอินเทอร์เน็ตที่เป็นเครือข่ายสาธารณะ เพราะเครือข่ายเหล่านี้ไม่ว่าใครก็สามารถเข้าถึงได้ จึงอาจทำให้มิจฉาชีพใช้โอกาสนี้ในการเจาะเข้าระบบของผู้ใช้งาน และขโมยข้อมูลไปได้โดยที่เราไม่รู้ตัว ไม่เพียงเท่านั้น การนั่งทำงานในพื้นที่สาธารณะ อาจทำให้มีผู้คนที่เดินผ่านไปมาแอบดูข้อมูลส่วนตัว หรือข้อมูลเกี่ยวกับการทำงานได้ ดังนั้นหากไม่ต้องการให้ถูกขโมยข้อมูลสำคัญ OneFence มีวิธีป้องกันดี ๆ มาฝาก

การรักษาความปลอดภัยของอุปกรณ์

• ดูแลรักษาอุปกรณ์การทำงาน อาทิ แฟลชไดร์ฟ โทรศัพท์มือถือ แท็บเล็ต หรือแล็ปท็อป ให้มากขึ้น หากมีเหตุต้องลุกจากโต๊ะ ควรปิดเครื่อง หรือนำไปด้วย เพื่อไม่ให้เกิดช่องโหว่แก่มิจฉาชีพ
• หมั่นอัปเดตระบบปฏิบัติการ และโปรแกรมแอนตีไวรัสอย่างสม่ำเสมอ
• หากนั่งทำงานในที่สาธารณะ เช่น ร้านกาแฟ หรือ co-working space ควรหาที่นั่งที่มิดชิด และไม่ควรนั่งบริเวณที่ผู้อื่นสามารถเดินผ่านหลังได้ เพราะอาจทำให้ผู้อื่นสามารถมองเห็นหน้าจอ และเห็นข้อมูลส่วนตัวที่มีความละเอียดอ่อนได้ 
• เข้ารหัสอุปกรณ์ทุกครั้งหากคุณไม่ได้สนใจหน้าจอ หรือไม่ได้ใช้อุปกรณ์
• หากอุปกรณ์สูญหาย ควรรีบลบข้อมูลจากทางไกล หรือกดลบอุปกรณ์จากทุกบัญชีที่มี นอกจากนี้ยังควรเปลี่ยนรหัสผ่านทันทีเพื่อป้องกันการเข้าถึงข้อมูลส่วนตัวจากอุปกรณ์ที่สูญหายในภายหลัง

การรักษาความปลอดภัยของอีเมล

• ปฏิบัติตามนโยบายขององค์กรเกี่ยวกับการใช้อีเมลอย่างเคร่งครัด
• ใช้บัญชีอีเมลของที่ทำงานเป็นหลัก และหลีกเลี่ยงการใช้อีเมลส่วนตัว โดยเฉพาะในกรณีที่ต้องมีการส่งข้อมูลส่วนบุคคล
• เข้ารหัสไฟล์ หรือเอกสารที่แนบไปในอีเมลทุกครั้งเพื่อป้องกันการเข้าถึงโดยมิจฉาชีพ
• ตรวจเช็กที่อยู่อีเมลของผู้รับให้ถูกต้องทุกครั้งที่ส่งอีเมล โดยเฉพาะอีเมลที่มีข้อมูลส่วนตัว หรือมีข้อมูลที่มีความละเอียดอ่อน

การรักษาความปลอดภัยจากการใช้พื้นที่ Cloud

• ใช้พื้นที่ Cloud ที่เชื่อถือได้ หรือตามที่องค์กรกำหนดเท่านั้น และปฏิบัติตามกฎระเบียบ ขั้นตอนขององค์กรเกี่ยวกับการเข้าถึงระบบ Cloud อย่างเคร่งครัด
• หากไม่ได้มีการทำงาน หรือเก็บข้อมูลไว้บนพื้นที่ Cloud ควรหมั่นสำรองข้อมูลไว้ในพื้นที่ไว้วางใจได้ และมีการเข้ารหัสอยู่เสมอ เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดการเข้าถึงข้อมูลโดยมิจฉาชีพ 

การรักษาความปลอดภัยของข้อมูลส่วนตัวที่อยู่ในรูปแบบของกระดาษ

• ในกรณีที่ข้อมูลส่วนตัว หรือเอกสารสำคัญอยู่ในรูปแบบกระดาษ หากไม่ได้ใช้ควรเก็บรักษาในที่ที่ปลอดภัย เช่น ตู้เอกสารที่สามารถล็อกได้ หรือนำติดตัวไว้เสมอเมื่อทำงานนอกสถานที่
• ในกรณีที่เป็นข้อมูลส่วนบุคคลที่มีความสำคัญ หากไม่ได้ใช้เอกสารแล้วควรทำลายทิ้งทันที หลีกเลี่ยงการนำมาใช้เป็นกระดาษรียูส หรือนำไปรีไซเคิลโดยผู้อื่นโดยยังไม่ได้ทำลายเอกสาร
• หากเป็นข้อมูลที่เป็นความลับ ก่อนทำลายเอกสารควรใช้ปากกาเมจิกสีดำ ขีดฆ่าข้อมูลสำคัญออก

และนี่คือวิธีการป้องกันข้อมูลรั่วไหลในกรณีที่ต้องปฏิบัติงานภายนอกที่ทำงาน เพราะเมื่อคุณอยู่นอกบริษัท หรือนอกที่พักอาศัย ระบบรักษาความปลอดภัยที่บริษัทสร้างขึ้นเพื่อปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลก็จะลดลงด้วย ดังนั้นเราจึงควรตระหนักถึงความปลอดภัยของข้อมูลเป็นหลัก เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาที่ส่งผลร้ายแรงตามมาในอนาคตทั้งต่อตัวเอง และองค์กร

ที่มา – dataprotection.ie

สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมของผลิตภัณฑ์
Tel. : 062-263-9368
Facebook : https://fb.me/OneFence.co
Line ID : @onefence-platform
Email : [email protected]